Czy na fakturze musi być podpis? Sprawdź, dlaczego jest on taki ważny

Popularność pieczątek sprawiła, że w każdej instytucji osoby odpowiedzialne za dokumentację i korespondencję posiadają ich kilkanaście rodzajów. Za ich pomocą oznaczają datę, poświadczają zgodność z oryginałem oraz tytułują pisma. Taka wygoda sprawiła, że wiele osób zastanawia się, czy można zamiast podpisu stosować pieczątkę imienną? Wyjaśniamy, czy na fakturze musi być podpis? 

Podpis na fakturze nie jest obowiązkowy

Od 2004 roku, kiedy to Polska została członkiem Unii Europejskiej, nie ma już obowiązku podpisywania faktur, ani tych wystawianych, ani otrzymywanych. Nie trzeba też umieszczać na nich pieczątki firmowej. Takie przepisy są działaniem, mającym na celu ujednolicenie prawa obowiązującego w całej Unii. Znacznie ułatwia to elektroniczny obieg dokumentów, który w obecnych czasach jest najpowszechniejszą praktyką. I choć na fakturze nie musi być podpisu, w wielu sytuacjach warto o niego zadbać. 

Czy na fakturze musi być podpis? Jeśli nie, to dlaczego nadal jest on ważny?

Aby postępować zgodnie z prawem wystarczy umieścić na fakturze dane czyniące kartkę papieru takim dokumentem. Są to m.in. numer, data, dane podatnika i nabywcy towarów lub usług, numery NIP, rodzaj usługi, kwota należności, kwota podatku i data płatności. Nie ma mowy o pieczątce czy podpisie, jednak wiele instytucji wciąż je umieszcza, oczekując tego samego od swoich kontrahentów. Dlaczego podpis na fakturze jest dla nich taki ważny?

Podpis na fakturze zapewnia bezpieczeństwo

W przypadku zalegania z płatnością, umieszczony na fakturze podpis czyni ten dokument dowodem w sprawie sądowej. Dlatego firmom i instytucjom tak bardzo zależy, szczególnie gdy nie znają dobrze drugiej strony, aby na papierach znajdował się ręcznie wykonany podpis. Sąd uznaje bowiem jedynie tego rodzaju dokumenty. Jeśli więc firma, z którą współpracujesz, nalega na to, nie tłumacz jej czy musi być podpis na fakturze, czy też nie, tylko dostarcz uzupełniony dokument. Wiąże się to też z Twoją wiarygodnością i może być kluczowe przy poszukiwaniu kolejnych kontrahentów.

Podsumowując obowiązujące przepisy, żadna ustawa nie reguluje, aby w codziennych sytuacjach wymagać podpisu czy pieczątek firmowych. Dokument bez nich ma pełną wartość. Dla swojej wygody możesz używać pieczęci imiennej, która nie jest jednak jednoznaczna z ręcznym podpisem. A w sytuacji, gdy dojdzie do konfliktu mającego swój finał w sądzie, tylko faktury z podpisem będą miały znaczenie.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy od home.pl